我が事務所?ＩＳＯ９００１認証取得までの道のり その２ [事務所だより]
出口が見つかればあとは行動あるのみ。勿論お客様との顧問契約書に始まり、事務所職員の行動規約、月次監査報告書や顧客との連絡ノ?トなど整えるべき書類の取り決め及び作成は大変でしたが、これらは以前属していたことのあるＴＫＣ会での文書集を参考にしながら、当事務所のスタイルに直していきましたので、さほどの苦労ではありませんでした。
もう一つ、当事務所で長くつけてきた資料があります。それは作業日報です。
勿論私も含めて全職員の日報を、お客様ごと、業務ごとに分類して１５分単位でつけていく日報です。この日報を、開業した平成７年７月以来もう１３年間もつけ、そしてデ?タ入力してきました。
Ｙ氏はこの日報を見て大変にびっくりされていました。私からすれば、会計事務所にとって時間管理は当たり前のことであって、どこの会計事務所でも当然やっていると思っていますので、逆にびっくりしました。おそらくＹ氏は、私が今まで何ら事務所管理をやって来なかったと思っていたからでしょう。その資料が大変新鮮に映ったようです。
この作業日報は今でこそ当たり前に職員が書いてくれますが、そこに至る間での過程は大変でした。この日報自体は、私が１５年間勤務していた、当時町田市に事務所を構えていたＩ先生の事務所で、私が副所長をしていた時に発案したものです。私はかねてから事務所職員に時間管理の意識を強烈に植え付けたく、作業日報の導入を強引に導入しました。
最初は目新しさもあって、皆抵抗なくつけてくれましたが、私がその日報を集計し管理資料を作成し、それをもとに各職員に時間管理についてさまざまな注意をしだしてからは、非難の嵐がゴ?ゴ?。皆から総スカンを喰らってしまいました。考えてみればそうですよね。今までさしたる労務管理をされていなかった職員が、時間をかけて資料を作ったら、その資料を基に上司からがんじがらめの労務管理をされる。各職員からすれば、やっていられるか、といった心境でしょうか。そういうことであえなく計画は頓挫しました。
そうした苦い経験があった作業日報の導入だけに、自分の事務所になって導入するときは、中途からではなく、最初からを強く決意し現在に至っています。この作業日報は自分で言うのもおこがましいのですが、事務所の財産だと確信しています。
〃時は金なり〃〃時間を制するものがお金を制する〃といいます。
我々会計事務所にとって時間効率を上げ、より付加価値の高い仕事をすることこそが、お客様のためでもあり、ひいては事務所の収益拡大、そしてお客様と事務所双方の発展につながることは、論を待たないまさに会計事務所としての命題であると確信しています。
ですから私は、非効率な仕事を野放しにしてはおられません。格差社会と言われ、お金持ちとそうでない方との格差が拡がる傾向にある現代社会ですが、時間だけは人類に皆平等です。
一日を有意義に過ごす人も、ダラダラ過ごす人も一日は一日です。また各お客様に接することのできる時間も限られています。その限られた時間の中で最大の成果、最大のサ?ビスをご提供できるように努めるのが私たちの責務です。これからもよりよいサ?ビスの提供、より効率化、を目指して尽力してゆく所存です。
次回も続きます。
